01Boekt en deze verklaring
Boekt is een volledig Nederlands bedrijf en staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 93258666. Het vestigingsadres is Wegedoornpad 1, 2691 EV 's-Gravenzande, Nederland. Contact: info@boekt.eu of +31 6 41467906.
Boekt is verantwoordelijk voor persoonsgegevens op de eigen website en voor aanvragen, accounts, ondersteuning en de eigen administratie. Voor gastgegevens verwerkt Boekt in opdracht van de verhuurder. De verhuurder informeert gasten daar zelf over.
02Welke gegevens en waarom?
- Aanvragen en contact: naam, e-mail, bedrijfs- of verhuurgegevens en berichtinhoud, om aanvragen te beantwoorden en de dienstverlening voor te bereiden.
- Accounts en abonnementen: accountgegevens, wachtwoordhashes, bevoegdheden, facturen en betaalstatus, voor toegang, dienstverlening en administratie.
- Technische gegevens: IP-adres, browserinformatie, tijdstip en fout- of toegangsgegevens, voor werking, beveiliging en onderzoek naar misbruik.
Deze gegevens komen van de betrokkene, diens organisatie of ontstaan bij gebruik. Verplichte velden zijn nodig voor de betreffende aanvraag of dienst.
Grondslagen zijn uitvoering van de overeenkomst, stappen op verzoek vóór een overeenkomst, wettelijke administratieplichten en het gerechtvaardigde belang bij zakelijk contact en beveiliging. Daarbij weegt Boekt de privacybelangen mee. Toestemming wordt alleen gebruikt waar nodig en kan worden ingetrokken. Het lezen van deze verklaring is geen algemene toestemming.
03Gastgegevens en communicatie
Boekt verwerkt voor de verhuurder onder meer namen, contact- en verblijfsgegevens, boekingen, facturen, betaalstatus, berichten en gastenboekbijdragen. De verhuurder bepaalt de rechtmatige doeleinden en bewaartermijnen. De verwerkersafspraken staan in de algemene voorwaarden.
Identiteitsdocumenten, BSN’s en medische gegevens horen niet in vrije tekstvelden. Boekt biedt daarvoor geen specifieke velden of uploads.
Boekt verkoopt persoonsgegevens niet en gebruikt gastgegevens niet voor eigen advertenties. Boekt verstuurt alleen berichten over aanvragen, accounts en dienstverlening: geen nieuwsbrieven of reclame. Boekt maakt geen gespreksopnames en voert geen klant-, gast- of supportgegevens in algemene AI-tools zoals ChatGPT of Claude in.
04Met wie worden gegevens gedeeld?
Alleen de eigenaar van Boekt en leveranciers die toegang nodig hebben voor hun taak krijgen toegang. De betrokken diensten zijn:
- Hetzner: hosting en herstelback-ups. De hoofdserver en de tweede server staan in Duitsland.
- Mijndomein: e-mailbezorging en mailboxen.
- Mollie en boekingsplatforms: uitwisseling die nodig is voor door de verhuurder ingestelde betalingen of koppelingen. Deze partijen kunnen ook zelf verantwoordelijk zijn voor hun verwerking.
- WhatsApp/Meta: verwerking wanneer iemand zelf via WhatsApp contact opneemt. E-mail is een alternatief.
Verstrekking aan bevoegde autoriteiten gebeurt alleen wanneer daarvoor een rechtsgrond bestaat. Voor ingeschakelde verwerkers zijn passende verwerkersafspraken nodig. Bij doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte zijn daarnaast geldige waarborgen nodig, zoals een toepasselijk adequaatheidsbesluit of Europese standaardcontractbepalingen. Informatie over ontvangers en waarborgen kan worden gevraagd via info@boekt.eu.
De software bevat een vertaalfunctie via MyMemory/Translated. Zolang de privacyafspraken niet zijn vastgesteld, mogen daarmee geen persoonsgegevens worden doorgestuurd. Ook publieke teksten kunnen persoonsgegevens bevatten.
05Hoelang worden gegevens bewaard?
- Contactvragen en aanmeldingen zonder klantrelatie: maximaal twaalf maanden na het laatste contact.
- Accounts en klantdossiers: tijdens de klantrelatie en noodzakelijke afronding; daarna alleen zolang een wettelijke plicht of concreet geschil dit nodig maakt.
- Eigen fiscale administratie: in beginsel zeven jaar. Dit geldt niet automatisch voor alle gastgegevens.
- Gastgegevens na beëindiging: de klant kan nog dertig dagen gegevens ophalen; daarna volgt verwijdering. Bij een wettelijke overstap gelden de daarvoor vereiste overgangs- en ophaaltermijnen.
- Technische logs: alleen zolang nodig voor werking en beveiliging. De bestaande instellingen voorzien in opruiming van geroteerde toegangslogs na dertig dagen en verzendlogs na 180 dagen. Volledige berichten in een verzendwachtrij blijven alleen zolang bezorging en foutafhandeling dat nodig maken.
- Herstelback-ups: verlopen via de afzonderlijke herstelcyclus en worden uitsluitend voor herstel gebruikt. Lokale dagelijkse back-ups worden circa veertien dagen bewaard. De versleutelde kopie op de tweede server kent een afzonderlijke herstelcyclus. Informatie over de actuele herstel- en verwijderafspraken is verkrijgbaar via info@boekt.eu.
Gegevens voor een concreet incident of geschil kunnen beperkt langer worden bewaard, zolang dat aantoonbaar nodig is.
06Beveiliging en cookies
Boekt gebruikt onder meer versleutelde verbindingen, wachtwoordhashing, gescheiden klantomgevingen, toegangsbeperkingen, beschikbare tweestapsverificatie en herstelback-ups. Geen beveiliging is absoluut. Vermoedelijke incidenten kunnen worden gemeld via info@boekt.eu.
De algemene website gebruikt noodzakelijke sessiecookies voor formulieren en beveiliging en laadt lettertypen lokaal. In de onderzochte marketingpagina zijn geen advertentie- of analysetrackers aangetroffen. Voor optionele functies en cookies op klantwebsites informeert de verhuurder de bezoekers.
07Rechten en vragen
Betrokkenen kunnen binnen de wettelijke voorwaarden inzage, correctie, verwijdering, beperking en overdracht vragen, bezwaar maken tegen gerechtvaardigd belang en toestemming intrekken. Een verzoek kan naar info@boekt.eu. Boekt controleert de identiteit met zo min mogelijk aanvullende gegevens en reageert in beginsel binnen één maand. Een toegestane verlenging wordt binnen die maand toegelicht.
Voor gastgegevens is de verhuurder het eerste aanspreekpunt; Boekt ondersteunt de afhandeling. Boekt neemt voor de eigen website en klantrelatie geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten met juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen.
Een klacht kan worden ingediend bij de Autoriteit Persoonsgegevens of een andere bevoegde toezichthouder. Belangrijke wijzigingen worden waar nodig rechtstreeks gemeld. Een nieuwe versie geeft geen toestemming voor ander gegevensgebruik.